インターンシップの欠席連絡、電話とメールのどちらが適切？

インターンシップの欠席連絡は、電話とメールのどちらですべき？

さて、さっそく本題ですが、インターンの欠席連絡は電話とメールのどちらで行うべきなのでしょうか？まず、最近ではwebシステム上でキャンセルの手続きができる事も多くなってきました。その場合は企業の指示に従ってキャンセル手続きをしましょう。そして、そういったシステムが存在しない場合、どうすれば良いのかについてですが…

メールで欠席連絡をすればOK！

インターンシップの欠席連絡は、基本的にメールでの連絡で問題ありません。メールで連絡を行った方が、文章として残りますし採用担当者も時間のある時に確認が取れます。もちろん電話で連絡した方がより丁寧な印象を先方に与えるでしょうが、インターンシップの欠席連絡でそこまで丁寧に連絡されなくても問題ない、と思う採用担当者がほとんどでしょう。そのため、メールでインターンシップの欠席連絡を行っても失礼に当たるということはありません。

ただし、メールでインターンシップの欠席連絡を行った場合、必ず確認の返信が届いたかどうかは確かめましょう。メールだとどうしても採用担当者が見逃してしまう可能性が出てきます。最悪の場合無断欠席と見なされ後々本選考に進めなくなる、というケースも考えられます。
 

ですので、メールでインターンシップの欠席連絡を行ったあとは必ず返信が届いたかを確認し、3営業日ほど経過しても返信が届かない場合は一度電話にて連絡をした方が良いでしょう。

メールでインターンシップの欠席連絡を行う場合の例文

株式会社〇〇
採用担当 〇〇様

 

お世話になっております、〇〇大学の〇〇（氏名）と申します。
この度は、インターンシップのご案内ありがとうございました。

 

せっかくのご案内ではございますが、大学での補講がインターンシップの日程と重なってしまいましたので、大変身勝手ではありますが、この度のインターンシップの申し込みにつきまして辞退させて頂きたく思っております。

 

大変ご迷惑をお掛けする事となり申し訳ございませんが、ご容赦のほどよろしくお願いいたします。

 

〇〇大学 〇〇学部
〇〇（氏名）

インターンシップの欠席連絡をメールではなく、電話で行った方が良い場合

さて、インターンシップの欠席連絡は基本的にはメールで行って問題ないのですが、状況によってはメールではなく、電話で連絡した方が良いケースもあります。ここからはそんな状況を、ケース別に見ていきたいと思います。

前日や当日など、直前になって欠席することが決まった場合

当日の体調不良や何らかのトラブル、またはどうしても外せない急用が入ってしまった場合、直前になってインターンシップを欠席しなければならない場合もありえます。こんな場合はメールではなく電話でインターンシップの欠席連絡を行った方が良いでしょう。直前・当日になってのキャンセルは企業側に迷惑をかけることになりますので、直接電話をして情を伝えるとともに、誠意を持って参加できない旨を謝罪しましょう。

採用担当者と仲が良かったりなど、すでに関係ができている場合

あまり見ないケースかもしれませんが、すでに企業の採用担当者や他の社員と仲が良くなっていたり、もともとの知り合いだったりして、インターンシップに参加する旨をすでに伝えてしまっている場合もありえます。この場合もメールではなく、電話でインターンシップの欠席連絡をした方が良いでしょう。メールだとどうしても他人行儀に映りますので、せっかくの関係を途絶えさせないためにも電話で連絡し事情を説明して、丁寧に断りを入れましょう。

そもそも電話での欠席連絡を要求されている場合

最後に、見落としがちなのがこのケースです。インターンシップの案内メールに、欠席する場合の連絡方法が記載されている場合があります。その中で、欠席する場合は必ず電話で連絡すること、という旨の記載があった場合、当然ですが電話での欠席連絡を行いましょう。このようなケースでメールでの欠席連絡を行なってしまいますと、言われたことを守れない人、という烙印を押されてしまっても文句は言えません。インターンシップの欠席連絡に限りませんが、就活中の企業とのメールや電話のやりとりの内容はしっかり把握しておくようにしましょう。