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マナー、礼儀

【会話例あり】アルバイトやインターンシップの折り返し電話マナー

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【会話例あり】アルバイトやインターンシップの折り返し電話マナー

「知らない番号から電話がかかってきたけど、かけ直すときはいつも緊張する。」

日程調整や合否通知など、企業との電話でのやり取りがアルバイトやインターンシップには発生します。しかし、折り返し電話をかけるときは緊張しますよね!

電話をかけることが苦手な学生は多いです。ですが、きちんと準備をしておくことで苦手意識を減らすことができますし、余計なストレスを感じることも少なくなります。

今回は、電話を折り返す際のマナーを解説します。

■ 目次
折り返す前に留守番電話の内容をメモ
電話をかけ直す環境にする
いざ、電話をかけましょう!
担当者が不在だったら
必ず必要になるビジネスマナー

折り返す前に留守番電話の内容をメモ


まず、留守番電話が残っている場合は、「会社名」「部署」「担当者名」「用件」などをしっかり聞いてメモに残しましょう。文字に起こすことで頭に入り、状況も整理されるので落ち着いてかけ直す準備ができます。

非通知で留守番電話がない場合も、多くは日程調整や選考結果のお知らせなので、冷静にかけ直しましょう。


電話をかけ直す環境にする


周囲の状況に気を付けて、できるだけ電波が良く、静かな環境を作りましょう。電車や交通量の多い道路の近くだと聞き取りにくく、ただでさえ慣れない電話なので落ち着けません。

日程調整を行うことも多いので、スケジュール帳や先の予定が一目で分かるものを準備しましょう。歩きながらではなく、座ってしっかりメモを取れるようにすることも大切です。

なぜ、企業は学生に電話をかけてくるのか?

「メールでいいじゃないか」と思う方もたくさんいますよね?

その理由は一つ。面接や説明会のドタキャン率が下がり、参加率が上がるからです。

メールであれば、一度にたくさんの人に対応できるのに非効率な電話を使う理由は、結果としてそのほうが効率が良くなるから。

電話対応は必ずしも評価に入ってくるわけではないので、落ち着いて対応しましょう。


いざ、電話をかけましょう!

大企業の場合、電話をかけてくれた方(担当者)がそのまま出ないケースのほうが多いです。

以下、実際の面接日程調整の会話例をご紹介します。


折り返す前に留守番電話の内容をメモ


まず、留守番電話が残っている場合は、「会社名」「部署」「担当者名」「用件」などをしっかり聞いてメモに残しましょう。文字に起こすことで頭に入り、状況も整理されるので落ち着いてかけ直す準備ができます。

非通知で留守番電話がない場合も、多くは日程調整や選考結果のお知らせなので、冷静にかけ直しましょう。


電話をかけ直す環境にする


周囲の状況に気を付けて、できるだけ電波が良く、静かな環境を作りましょう。電車や交通量の多い道路の近くだと聞き取りにくく、ただでさえ慣れない電話なので落ち着けません。

日程調整を行うことも多いので、スケジュール帳や先の予定が一目で分かるものを準備しましょう。歩きながらではなく、座ってしっかりメモを取れるようにすることも大切です。

なぜ、企業は学生に電話をかけてくるのか?

「メールでいいじゃないか」と思う方もたくさんいますよね?

その理由は一つ。面接や説明会のドタキャン率が下がり、参加率が上がるからです。

メールであれば、一度にたくさんの人に対応できるのに非効率な電話を使う理由は、結果としてそのほうが効率が良くなるから。

電話対応は必ずしも評価に入ってくるわけではないので、落ち着いて対応しましょう。


いざ、電話をかけましょう!

大企業の場合、電話をかけてくれた方(担当者)がそのまま出ないケースのほうが多いです。

以下、実際の面接日程調整の会話例をご紹介します。

----------
受付「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇です。」

学生「こんにちは。〇〇大学の〇〇と申します。先ほどお電話をいただいていたので、折り返しのご連絡を差し上げたのですが、〇〇部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?」

受付「かしこまりました。少々お待ちください。」

担当者「お電話変わりました。採用担当の〇〇と申します。」

学生「お忙しいところ失礼いたします。私、〇〇大学の〇〇と申します。先ほど〇時ごろにお電話をいただいておりましたので、ご連絡をさせていただきました。」

担当者「折り返しのご連絡ありがとうございます。この度は経車のアルバイト/インターンシップ採用にご応募いただきまして、誠にありがとうございます。この度、〇〇様には選考にお越しいただきたくお電話を差し上げました。このお電話で日程調整させていただいてもよろしいでしょうか?」

学生「ありがとうございます。」
----------

といった感じです。

そして、先方から提示される日程が可能かどうか、スケジュール帳と照らし合わせながら調整していきましょう。


担当者が不在だったら


電話をかけてきた人がいなかった場合は、戻り時間を聞いて改めて連絡するようにします。

以下、会話例です。

----------
受付「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇です。」

学生「こんにちは。〇〇大学の〇〇と申します。先ほどお電話をいただいていたので、折り返しのご連絡を差し上げたのですが、〇〇部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?」

受付「申し訳ございません。ただいま〇〇は外出しておりまして不在にしております。」

学生「かしこまりました。お戻りは何時ごろのご予定でしょうか?改めてこちらからご連絡を差し上げます。」
----------


必ず必要になるビジネスマナー


いかがでしょうか。

最後に、企業に電話を折り返すときのポイントをまとめます。

  • 1. 電話をかけ直す前に準備をする
  • 2. 最初に自分の名前や所属などを伝えたあと、担当者に代わってもらう
  • 3. 不在の際は戻ってくる時間を聞いて、改めてかけ直す

最初は緊張するものですが、いずれ必ず必要になるビジネスマナーなので、早めに覚えて損はないですよ!


キャリアバイト編集部

日本最大級のアルバイト/インターンシップ求人サイト「キャリアバイト」を運営。コラムやメールマガジンで、おすすめアルバイト/インターンシップ情報を発信中!
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