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就活・インターンの電話折り返しマナーと会話術【例文あり】

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就活・インターンの電話折り返しマナーと会話術【例文あり】 「知らない番号から電話がかかってきたけど、かけ直す時いつも緊張する。」

日程調整や合否通知など企業との電話でのやり取りがインターンや就活には必要になりますが、折り返しの電話をかける時は特に緊張しますよね!

電話をかけることが苦手な学生って多いです。
ですが、ちゃんと準備しておくことで、苦手意識も減らすことができますし、よけいなストレスを感じることも少なくなります。
今回は電話を折り返す際のマナーを紹介します。

折り返す前に留守電の内容をしっかりメモを取る


まず、留守電が残っている場合は会社名、部署、担当者の名前、用件などをしっかり聞いてメモに残しましょう。

文字に起こすことで頭に入り、状況も整理されるので落ち着いてかけ直す準備ができます。

非通知で留守電がない場合も大抵は、日程調整や選考結果のお知らせなので冷静にかけ直しましょう。

電話をかけ直す環境にする


周囲の状況に気をつけて、できるだけ電波がよく、静かな環境を作りましょう。
電車や交通量の多い道路の近くだと、ただでさえ慣れない電話の上聞き取りにくく、落ち着けません。

日程調整などを行うことが多いので、スケジュール帳や先の日程が一目でわかるものを準備しましょう。
歩きながらではなく、座ってしっかりメモを取れるようにすることも大切です。

そもそもなぜ企業は学生に電話をかけてくるのでしょう。


メールでいいじゃないか、って思う方もたくさんいますよね?
その理由は一つ。面接や説明会のドタキャン率が下がり、参加率が上がるからです。

メールであれば一度にたくさんの人に対応できるのに非効率な電話を使う理由は、
結果としてその方が効率が良くなるからです。

決して電話対応も評価の一つに入ってくるわけではないので、落ち着いて対処しましょう。

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いざ、電話をかけましょう!


大企業の場合、電話を掛けてきてくれた方(担当者)がそのまま出ないケースのほうが多いです。
以下実際に面接日程調整の例を紹介します。
太字が学生です。

...

「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇です。」

「こんにちは。○○大学の○○と申します。先ほどお電話をいただいたので折り返しご連絡差し上げたのですが、
○○部の○○様はいらっしゃいますでしょうか。」


「かしこまりました。少々お待ちください。」



「お電話変わりました。採用担当の〇〇と申します。」

「お忙しいところ失礼致します。私、○○大学の○○と申します。
先ほど○時頃お電話をいただいておりましたので、ご連絡をさせていただきました。」


「折り返しご連絡をありがとうございます。この度は弊社新卒採用にご応募いただきまして誠にありがとうございます。
この度は、〇〇様には選考にお越しいただきたくお電話差し上げました。
このお電話で日程調整させて頂いてもよろしいでしょうか?」

「ありがとうございます。」



と言った感じです。
そして先方から提示される日程が可能かどうか、スケジュール帳と照らし合わせながら調整していきましょう。

電話をしたい方が不在だったら


電話をかけてきた人が居なかった場合は、
戻り時間を聞いて改めて連絡するようにします。
以下例文です。

...

「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇です。」

「こんにちは。○○大学の○○と申します。先ほどお電話をいただいたので折り返しご連絡差し上げたのですが、
○○部の○○様はいらっしゃいますでしょうか。」


「申し訳ございません。ただいま〇〇が外出しておりまして不在にしております。」

「かしこまりました。お戻りは何時頃のご予定でしょうか?
改めてこちらからご連絡を差し上げます。」




まとめ



いかがでしょうか。
最後に企業に電話を折り返すときのポイントをまとめます!

1、電話をかけ直す前に準備をする

2、最初に自分の名前や所属などを伝えた後、採用担当者の人に代わってもらう

3、不在の際には戻ってくる時間を聞いて、改めてかけ直す


はじめは緊張するものですが、
いずれ必ず必要になるビジネスマナーなので、
早めに覚えて損はないですよ!
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