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もうキャパオーバーにならない!インターンで期日までに多くの仕事をこなすための3つのコツ

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もうキャパオーバーにならない!インターンで期日までに多くの仕事をこなすための3つのコツ インターンシップを始めて、慣れてくると様々な業務を上司に任されるようになります。

普段、行っている業務だけではなく、資料作成や期末にある総務系の仕事など、時期によっては立て込んでしまって、あたふたしてしまいがちです。

そうしてキャパオーバーになってしまったときに、上司はもちろん、場合によっては会社全体に迷惑がかかってしまう場合もあります。

今回は、仕事を抱え込み過ぎず、多くの仕事をこなすための3つのコツをご紹介します。

現状のタスクの効率を知る


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まず、現状のタスクの効率を知りましょう。自分の持つ仕事をマネジメントするのは、当然ながら自分です。仕事を振ってくれる上司は、あなたのキャパシティを100%理解しているわけではありません。

そのためにも、まずは現状を整理・理解しましょう。
現状を整理・理解するうえでチェックすべきポイントは、以下の3点です。

・現状、どのくらいのタスクがあるか
・各タスクをこなすのにどのくらいの時間がかかっているか
・各タスクにかかる時間の総量と、働いている時間の総量の差はどれくらいか

キャパオーバーになりがちな人は、最後のポイントで「働いている時間が足りない」ということになるでしょう。しかし、ここで重要なのは、「どのくらい足りないか」という点です。そこに着眼しましょう。

スケジュールを再整理する


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しかし、ただ「現状では、できません」では、上司が仕事を任せてくれなくなってしまいます。それではせっかくの成長の機会も自ら放棄してしまいかねません。

そこで、次にするべきことは、1週間のスケジュールを再整理することです。
スケジュール整理に関しては、2つのポイントがあります。

タスクの重要度・緊急度を明確にし、期日を決める


タスクの重要度はもちろんですが、重要なのは各タスクを「いつ終わらせるか」。
1週間単位でスケジュールを組み、どのタスクをいつ終わらせるか明確にしましょう。

また、ここで決める期日は、トラブルなどの想定できないリスクも踏まえて、少し余裕を持たせておいた方が無難です。

できる範囲で、努力値を見積もる


また、現状のタスク効率だけではなく、各タスクの効率をより良くする方法も考えましょう。
タスクを行う上でどの部分で時間がかかってしまっているのかなど、効率を悪くしている課題点を洗い出した上で、改善できる点を探り、現在の効率より向上した努力値を見積もりましょう。

ただし、努力値が「努力目標」になってはいけません。最初は、現実的で実現できる時間を設定しましょう。

代案を提案する


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その上で、自分がやるべきタスクを明確化できたかと思いますが、それでもやる必要のある仕事が時間が足りないのに降ってくる可能性があります。最後のポイントとしては、代案を考えることです。

たとえば、現状のタスクを伝えた上で、「ある仕事の期日を延ばしてもらう代わりに請け負う」だとか、「ある仕事を引き受けてもらう代わりに、請け負う」など、できるために思考していることを上司には伝えることが重要です。また、提案の上で上司に決定を仰ぐのもいいでしょう。

最後に


「他の人にはできるのに…」と劣等感を抱きがちですが、キャパオーバーになる仕事量は、人により異なります。

皆さんがインターンで成長できる機会をたくさん掴むためにも、任された仕事をこなしていけるスキルを身に着けてください!

現状のタスクの効率を知る


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まず、現状のタスクの効率を知りましょう。自分の持つ仕事をマネジメントするのは、当然ながら自分です。仕事を振ってくれる上司は、あなたのキャパシティを100%理解しているわけではありません。

そのためにも、まずは現状を整理・理解しましょう。
現状を整理・理解するうえでチェックすべきポイントは、以下の3点です。

・現状、どのくらいのタスクがあるか
・各タスクをこなすのにどのくらいの時間がかかっているか
・各タスクにかかる時間の総量と、働いている時間の総量の差はどれくらいか

キャパオーバーになりがちな人は、最後のポイントで「働いている時間が足りない」ということになるでしょう。しかし、ここで重要なのは、「どのくらい足りないか」という点です。そこに着眼しましょう。

スケジュールを再整理する


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しかし、ただ「現状では、できません」では、上司が仕事を任せてくれなくなってしまいます。それではせっかくの成長の機会も自ら放棄してしまいかねません。

そこで、次にするべきことは、1週間のスケジュールを再整理することです。
スケジュール整理に関しては、2つのポイントがあります。

タスクの重要度・緊急度を明確にし、期日を決める


タスクの重要度はもちろんですが、重要なのは各タスクを「いつ終わらせるか」。
1週間単位でスケジュールを組み、どのタスクをいつ終わらせるか明確にしましょう。

また、ここで決める期日は、トラブルなどの想定できないリスクも踏まえて、少し余裕を持たせておいた方が無難です。

できる範囲で、努力値を見積もる


また、現状のタスク効率だけではなく、各タスクの効率をより良くする方法も考えましょう。
タスクを行う上でどの部分で時間がかかってしまっているのかなど、効率を悪くしている課題点を洗い出した上で、改善できる点を探り、現在の効率より向上した努力値を見積もりましょう。

ただし、努力値が「努力目標」になってはいけません。最初は、現実的で実現できる時間を設定しましょう。

代案を提案する


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その上で、自分がやるべきタスクを明確化できたかと思いますが、それでもやる必要のある仕事が時間が足りないのに降ってくる可能性があります。最後のポイントとしては、代案を考えることです。

たとえば、現状のタスクを伝えた上で、「ある仕事の期日を延ばしてもらう代わりに請け負う」だとか、「ある仕事を引き受けてもらう代わりに、請け負う」など、できるために思考していることを上司には伝えることが重要です。また、提案の上で上司に決定を仰ぐのもいいでしょう。

最後に


「他の人にはできるのに…」と劣等感を抱きがちですが、キャパオーバーになる仕事量は、人により異なります。

皆さんがインターンで成長できる機会をたくさん掴むためにも、任された仕事をこなしていけるスキルを身に着けてください!
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