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お礼状、メール

就活・インターンシップのお礼状の書き方【例文あり】

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就活・インターンシップのお礼状の書き方【例文あり】 インターンシップでお世話になった企業に出すお礼状やお礼メール。

就活だけではなく、インターンシップを経験する学生が増えているなかで、お礼状を出す機会も増えていると思います。どんな書式で書いたらいいかわからず、悩んですぐ出せなかったり、誤った書式でインターンシップ先に書いて、お礼状で失敗したくないですよね。

今回は、しっかりとお礼の気持ちを伝える、インターンシップのお礼状の書き方をお伝えします。

お礼状を書く前に覚えておきたいこと

「お礼状」っていったい何?

お礼状の目的は、「就業体験をさせてくれたことに関するお礼を伝える」ためにあります。必ずお礼状を出さなくてはいけないというルールはありませんが、インターンシップでお世話になった企業に「お礼状」を書くのが、基本的なマナーとなっています。

インターンシップのお礼状に込める気持ち

このコラム内で例文を紹介していますし、Webで探せば例文はたくさん出てくるのでそれを利用したくなると思います。ですが、テンプレートの文章の中にも自分の気持ちを込めることが必要です。

一方で、自分の気持ちを「伝えよう、伝えよう……」と躍起になっても想いは伝わらないものです。情熱的な感情は直接会うときに伝えて、お礼状では「感謝」の気持ちを中心に伝えるのが距離感としてはちょうどいいのではないでしょうか。

なお、インターンが終わった翌日など早いうちに投函または送信して、一週間後までにインターンシップ先にお礼状が届くくらいがタイミングとしては丁度いいとされています。

お礼状の文例

お礼状の文例を下記に挙げました。

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
○○○○株式会社
人事部人事担当 ××様

謹啓

このたびはインターンシップ期間中に大変貴重な体験をさせていただきありがとうございました。
初めてのことばかりで緊張していた私に、貴社の皆様は大変温かく指導してくださいましたこと、
感謝しております。

実際に業務の一端を経験してみると、事前に想像していたものとは全く異なり、
マニュアルでは表わすことのできない、さまざまな細かい心配りが必要とされることや、
日々の成果と目標を明確化し、課題を解決していくことの大切さを実感いたしました。

また、具体的な業務内容について実際に社員の皆様からお話を伺い、
貴社の活気にあふれた雰囲気を体感できたことは、就職活動中の私にとって大変意義深いものになりました。
こうしてインターンシップを終えた今、改めてぜひ正社員として貴社で働かせていただきたいという思いを強くいたしました。

まずはご指導をいただいたお礼を申し上げたくお便りいたしました。
忙しい時間を割いて貴重な体験をさせていただき、心から感謝しております。
貴社のご発展と××様のますますのご活躍をお祈り申し上げます。
ありがとうございました。

敬具
平成○○年○○月○○日

【自分の住所】
【学校名】
【氏名】
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

お礼状の書き方 5つのステップ

上記が、お礼状の例になります。しかし、このテンプレートをそのまま送ったところで、他の就活生も同じテンプレートを使用してしまっては、あなたの独自性が出ません。そこで、今回は応用して使えるように、このテンプレートを5つのステップに分解しながら、あなた独自のお礼状を作れるように解説していきます。

1. 宛名

まず最初に宛名を書きましょう。会社名・事業部・担当者名は記入してください。

2. 始めと結びの挨拶

本題に切り出す前の挨拶になります。社会人など目上の方に書く場合は、「謹啓―敬具」が無難でおすすめです。

3. 本文

実際に感謝を言葉にしていく部分。あなたの独自性を出せる部分です。初めにインターンシップさせていただいたことに対して、感謝の気持ちを述べましょう。

「そのインターンシップでどんな体験をして、どんなことを感じたか(考えたか)」を具体的に書きましょう。また、丁寧にお礼を書くだけでなく、インターンシップ中の経験や思いも交えて、「ぜひ貴社で働きたいという思いを強く持ちました」といった自分の意思を伝える文章をお礼状に入れてもよいでしょう。

4. 結び

重ねてお礼の気持ちを伝えた上で、「貴社のご発展と××様のますますのご活躍をお祈り申し上げます。」のような結びの句を付け加えましょう。

5. 署名欄

誰からのお礼状かを示す、【住所】【学校名】【氏名】といった署名欄も忘れないように注意してください。この部分がないと、せっかく書いたとしても誰からのお礼状なのかわからず、担当者の方が困ってしまいます。

お礼状の本文で書く内容

本文で自分の独自性を伝える部分だと書きました。では、どんなことを書くとあなた固有の体験になるのでしょうか。より詳しくどんなことを書くのが良いかまとめました。

・インターンシップの職場が与えてくれたものやこと、時間に対するお礼
・インターンシップを通して得たものや学び、感じたもの、それをどう活かしていきたいか
・職場の雰囲気や風土で自分の価値観と近く共感したところ
・もっと知りたいという意欲のアピール

お礼状を書く際の3つの注意点

インターンシップのお礼状では、注意点が3つあります。他のインターンシップ生とも差をつけられるよう、こちらもしっかり確認しておきましょう。

お礼状は手書きで書くべきか

お礼状を手書きで書くべきか、パソコンから出力したものでいいか迷う人も多いのではないでしょうか。「お礼状は手書き」という決まりはないため、ワードなどでお礼状を書いても問題ありません。ですが、一つだけ変わらない原則があります。それはお礼の気持ちを伝えるためには相手の立場になって考えることが必要ということです。

相手がもらった時に嬉しいのはどんな言葉か、手書きかメール嬉しいのはどちらか。それはどんなインターンシップをしたのか、また業界の慣習やお世話になった人の考え方によります。受け取る側の気持ちを考えず、とりあえず手書きならよいという考えでは時間の無駄です。テンプレートを利用して、同じ文書で送っても相手の印象には何も残りません。

お礼状は相手に感謝の気持ちを伝える、アピールするための手段です。形式にこだわらず、気持ちを伝えましょう。

貴社と御社の違い

インターンシップ先の企業を指す場合の敬語表現として「御社」と「貴社」があります。これは面接でも利用する表現なので覚えておきましょう。

「貴社」:文書(お礼状やお礼メール)のなかで使われる
「御社」:会話(面接)のなかで使われる


そのため、お礼状では「貴社」が好ましい表現とされています。

お礼状を出すタイミングは早ければ早いほどいい

早くお礼状を出したほうが、相手にとっても気持ちがよく、自分の評価も上がる。実は、早く送らない理由が自分の怠惰以外に見当たらないのです。

ビジネスでも多忙を極め、複数案件に携わり、会議でスケジュールが詰まっている仕事のできる人ほど、連絡に対するレスポンスの早さは際立っています。その背景は以下の理由です。メールなどのレスポンスはすぐにしようと、3日後にしようと、メールは伝えるべき内容は変わりません。その場合、すぐに返信したほうが相手にとって都合がよく、返事しなきゃと脳内に考えごとが残っている状態も非効率です。

お礼状でも同じことがいえます。早く書いて早く出してすっきりしたほうが気持ちがいいでしょう。

さいごに

普段、手紙を書かない方にとって、こうしたインターンシップのお礼状は難しく感じられるかもしれません。しかし、お礼状を正しく書いてインターンシップ先に送るのは、一人の大人としてのマナーです。学校のキャリアセンターでもお礼状の指導を行っていますので、悩んでしまった場合は相談してみるとよいでしょう。

大学生のうちから、社会でも役立つ文書作成スキルの一つとしても、インターンシップのお礼状の書き方をしっかりつけておいてくださいね!

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