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就活生におすすめ!成功しているビジネスマンが実践しているスケジュール管理方法

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就活生におすすめ!成功しているビジネスマンが実践しているスケジュール管理方法 1日は24時間。1年は365日。
時間だけはどんな大富豪も天才も凡人と平等です。

よく「時間管理」などといいますが、時間のスピードは誰にも管理できません。
スケジュール管理とは、限られた時間を効率的に使うため「自分の行動を管理する」スキルなのです。
成功している人は時間を有効に活用し、成功できない人は時間をムダに浪費しています。
いくら寝る間を惜しんで努力しても、ガムシャラに頑張るだけでは効率はあがりません。

それではどのようにスケジュール管理すればもっとも時間を効率的に使えるのでしょうか?

実際に成功しているビジネスマンのスケジュール管理法からコツを学び、自分の生活に応用してみましょう。

できる人ほど時間は「赤字」


仕事が出来る人は、常識的にはこなしきれないほどの仕事を常に抱えています。
すべての仕事を完璧に仕上げようと思ったら時間はぜんぜんたりません。

なのでじっくり取り組むべき仕事と短時間に処理して仕上げるべき仕事とを切り分けて時間の振り分けをします。
最初から「時間は足りないもの」という認識を持ち、仕事を効率的に切り詰めることを考えしょう。

プライオリティは3段階


ビジネスパーソンは、スケジュールを次の3段階に分けて優先順序を決定します。

1. 時間が固定されている仕事…アポやミーティングなど時間を変更できない仕事。締め切りのある仕事もこれに分類。
2. 時間がコントロールできる仕事…いつやるか、何時間でやるかを自分で決められる資料や書類の作成などの仕事。
3. スキマ時間にやる仕事…「特に締切はないが少しずつやっておきたい」という仕事。


スケジューラーや手帳などに予定を記入する際、この3段階に沿って文字色を変えたりしてひと目でプライオリティがわかるようにしておきましょう。

「何時間でやる」と決めてしまう


ひとつひとつのタスクに「これは何時間で片付ける」というタイムリミットを決めてしまいます。
こうすると作業への集中力が高まるのでスピードアップしますし、最初からかけられる時間が決まっているので、その時間内で収まるようどう工夫するかを考え段取りをする習慣がつきます。

アポ取りのアドバンテージ


目上の人とアポを取る時は、先に自分から「避けたい日時」を3つ提示して、「この日はあいにく先約が入っておりまして…」などとブロックします。
相手に指定された日時を断るよりこの方が気が楽だし、すんなりアポが決まる可能性が高いです。

就活時の面接日時設定などに役立ちます。

スキマ時間の活用のコツ


スキマ時間とは、せいぜい1度に15分以内の端切れの時間。
それ以上ならまとまった仕事ができます。
そこでスキマ時間にやりたい作業を「電車待ちの間にできること」「トイレでできること」「休憩時間にできること」などに分類してリスト化し、スキマ時間のたびにリストを塗りつぶしてゆきます。

スキマ時間は「何からやろうか?」と考えているだけで過ぎてしまいますから、あらかじめやることを決めておきましょう。

カレンダーを活用する


iPhoneカレンダーやGoogleカレンダーなどはパソコン、スマホなど手持ちのデジタルツールとシンクロしてスケジュールの一括管理ができます。
メモもカレンダーにどんどん書きこんでいくと手帳としても使え、完了した予定はそのまま日記として残せます。

スケジューラーアプリについて


どこでもすぐに記録できるよう、多機能なものよりシンプルで素早く入力しやすいものを選びましょう。
Simple Schedule Controller Advanced」などがお薦めです。

デジタル手帳で一元管理


もし手帳、ノートを一元管理したいなら、i手帳HDのようなデジタルシステム手帳でワンストップさせましょう。
週や月単位でざっくりチェックできるタイプのものが便利です。

まとめ~予定は詰め込み過ぎない〜


できるビジネスパーソンは上手なスケジュール管理の最大のコツについて「欲張り過ぎない。詰め込み過ぎない」ことを心がけています。
ぎっしり詰め込んだスケジュールはちょっと狂うとリカバリする余裕がありません。
スケジュールを埋めるのは8割程度にして、2割程度の予備時間を設けるとスムーズにこなせます。

予定を詰め込み過ぎると時間に追われ、ストレスが溜まって効率が落ちるもの。
余裕をつくる」のもスケジュール管理の目的のひとつだと考えましょう。

できる人ほど時間は「赤字」


仕事が出来る人は、常識的にはこなしきれないほどの仕事を常に抱えています。
すべての仕事を完璧に仕上げようと思ったら時間はぜんぜんたりません。

なのでじっくり取り組むべき仕事と短時間に処理して仕上げるべき仕事とを切り分けて時間の振り分けをします。
最初から「時間は足りないもの」という認識を持ち、仕事を効率的に切り詰めることを考えしょう。

プライオリティは3段階


ビジネスパーソンは、スケジュールを次の3段階に分けて優先順序を決定します。

1. 時間が固定されている仕事…アポやミーティングなど時間を変更できない仕事。締め切りのある仕事もこれに分類。
2. 時間がコントロールできる仕事…いつやるか、何時間でやるかを自分で決められる資料や書類の作成などの仕事。
3. スキマ時間にやる仕事…「特に締切はないが少しずつやっておきたい」という仕事。


スケジューラーや手帳などに予定を記入する際、この3段階に沿って文字色を変えたりしてひと目でプライオリティがわかるようにしておきましょう。

「何時間でやる」と決めてしまう


ひとつひとつのタスクに「これは何時間で片付ける」というタイムリミットを決めてしまいます。
こうすると作業への集中力が高まるのでスピードアップしますし、最初からかけられる時間が決まっているので、その時間内で収まるようどう工夫するかを考え段取りをする習慣がつきます。

アポ取りのアドバンテージ


目上の人とアポを取る時は、先に自分から「避けたい日時」を3つ提示して、「この日はあいにく先約が入っておりまして…」などとブロックします。
相手に指定された日時を断るよりこの方が気が楽だし、すんなりアポが決まる可能性が高いです。

就活時の面接日時設定などに役立ちます。

スキマ時間の活用のコツ


スキマ時間とは、せいぜい1度に15分以内の端切れの時間。
それ以上ならまとまった仕事ができます。
そこでスキマ時間にやりたい作業を「電車待ちの間にできること」「トイレでできること」「休憩時間にできること」などに分類してリスト化し、スキマ時間のたびにリストを塗りつぶしてゆきます。

スキマ時間は「何からやろうか?」と考えているだけで過ぎてしまいますから、あらかじめやることを決めておきましょう。

カレンダーを活用する


iPhoneカレンダーやGoogleカレンダーなどはパソコン、スマホなど手持ちのデジタルツールとシンクロしてスケジュールの一括管理ができます。
メモもカレンダーにどんどん書きこんでいくと手帳としても使え、完了した予定はそのまま日記として残せます。

スケジューラーアプリについて


どこでもすぐに記録できるよう、多機能なものよりシンプルで素早く入力しやすいものを選びましょう。
Simple Schedule Controller Advanced」などがお薦めです。

デジタル手帳で一元管理


もし手帳、ノートを一元管理したいなら、i手帳HDのようなデジタルシステム手帳でワンストップさせましょう。
週や月単位でざっくりチェックできるタイプのものが便利です。

まとめ~予定は詰め込み過ぎない〜


できるビジネスパーソンは上手なスケジュール管理の最大のコツについて「欲張り過ぎない。詰め込み過ぎない」ことを心がけています。
ぎっしり詰め込んだスケジュールはちょっと狂うとリカバリする余裕がありません。
スケジュールを埋めるのは8割程度にして、2割程度の予備時間を設けるとスムーズにこなせます。

予定を詰め込み過ぎると時間に追われ、ストレスが溜まって効率が落ちるもの。
余裕をつくる」のもスケジュール管理の目的のひとつだと考えましょう。
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