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インターンシップや就活で絶対必要!失敗しないメールの書き方8箇条

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インターンシップや就活で絶対必要!失敗しないメールの書き方8箇条 みなさんがインターンシップや就活で最初に直面するビジネスマナー、それは社会人へのメールの書き方です。家族や友達に送るようなメールを社会人に対して送っては失礼になってしまいます。
では、いったいどのような文面で送れば好印象を与えられるのか。

今回は失礼にあたらない、尚且つより良い印象を与えられるメールの書き方をご紹介していきます。社会人としての基礎が出来ているのといないのとでは、チャンスの広がり方も変わってくるでしょう。

1. 本当にメールが連絡手段として最適か考えよう

メールは便利な連絡手段ですが、相手が見ていなくてもこちらが一方的に送ることができるため、すぐに返信があるとは限りません。
そのため緊急の用件のときは、メールではなく電話の方が適しているでしょう。

2. 礼儀を忘れずに

メールは気軽に送ることができるため、ついつい基本的なマナーを忘れがちです。
そのため「相手が読んだらどう思うか」ということを常に考えるようにしましょう。
送信する前の見直しも重要です。 少し丁寧すぎるくらいが丁度良いかもしれません。

3. 件名で内容を簡潔に伝えよう

ビジネスの世界では、件名が非常に重要になってきます。社会人は日々大量のメールをやり取りしているため、メールの件名を見て重要度を判断しているのです。
そのため、件名がないものや用件が分からないものは後回しにされてしまう可能性があります。メールの件名が本文全体の要約となるように心掛けましょう。

(例)
件名『会社説明会の件で質問があります(○○大学 田中一郎)』
このように、本文の用件が分かるような内容、所属、名前を簡潔に書くのがマナーとされています。

4. “型”に沿って書こう

ビジネスメールには「宛先」「挨拶&自己紹介」「用件」「結び」という“型”が存在します。この型を守ることで、内容が簡潔に伝わり、読み手がスムーズに理解することができます。

【宛先】
『株式会社○○ 人事部 鈴木様』
会社名は(株)のように略したりせず、正式名称で書きましょう。
また、敬称の付け忘れにも注意です。

【挨拶&自己紹介】
『先日はありがとうございました。○○大学の田中です。』
『○○大学の田中です。先日はありがとうございました。』
挨拶と自己紹介はどちらが先でも構いません。重要なのは差出人が誰であるかを特定できる、所属と名前を伝えることです。

【用件】
ここで初めて伝えたいことを書きます。長い前置きは避け、簡潔に用件を述べましょう。
5W2H(いつ・どこで・誰と・なぜ・何を・どのように・いくらで)を意識すると良いでしょう。
また、一行あたりの文字数は25~35文字、5行程度の意味のまとまりで一段落とするのがオーソドックスだそうです。

【結び】
『よろしくお願いいたします』などの簡潔な挨拶の言葉で締めくくりましょう。
結びの言葉があることで、途中送信でないことが伝わります。

5. 署名を付けよう

ビジネスメールでは本文の最後に署名を行うのがマナーとされています。署名は名刺のような役割をし、必要なものは以下の5点です。
  • ・所属
  • ・名前
  • ・住所
  • ・電話番号
  • ・メールアドレス
署名があることによって連絡が取りやすくなり、その分チャンスも広がります。あらかじめ署名を登録しておくと良いでしょう。

6. 返信のときは注意

返信をわかりやすくするために、「Re:」と相手が書いた件名は削除しないようにしましょう。そして自分の名前を添えます。
ただし、「Re:」の文字が何個も連なると見苦しくなってしまうため、2つ以上にならないように消してください。

7. To・CC・BCCを使い分けよう

この三者の違いを理解して使い分けることも、重要なビジネスマナーになってきます。三者の違いは以下の通りです。

To:必ず知らせなければならないメンバー
CC:参考までに知らせたいメンバー
BCC:参考までに知らせたいが、その人に対して同じメールを送ったことを、宛先やCCの人には知られたくないというメンバー

互いに面識のない複数の人にメールを送るときは、BCCで送るようにしましょう。

8. 顔文字や記号は使わない

家族や友達に送る際は問題ありませんが、相手が社会人であればマナー違反です。
「!」「♪」「笑」などの使用は控えましょう。また、「こんにちゎ」のようなくだけた文字の使い方も好ましくありません。


いかがでしたでしょうか。メールを書く際には様々なルールがありましたが、どれも根本にあるのは「相手への敬意」です。
今回はインターンシップや就活の際に使うメールの書き方をご紹介しましたが、これは大学教授に送る際も有効です。是非、普段の生活で実践してみてください。
岩崎 果歩

学生ライター。慶應義塾大学に通う女子大生。
新しいことに挑戦したくてインターンを始めました。

趣味は探し中…。
好きな食べ物は牛乳とチーズとハチミツ。
よく人間味がないと言われます。
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